Как учитывать алкоголь в авансовом отчете

Ошибки в авансовых отчетах прячутся в данных о подотчетнике, в суммах расходов, остатков и перерасходе, в счетах, на которые относятся затраты. Как предотвращать ошибки, быстро их находить и исправлять — читайте дальше.

Кратко об авансовом отчете

Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником.

Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.

Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.

Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.

Как правильно принять авансовый отчёт?

Проверка реквизитов

Если ваша фирма пользуется унифицированной формой № AO-1, то все нужные реквизиты априори имеются. Если форма разработана самостоятельно, то следует проверить, все ли обязательные реквизиты в ней содержатся. А именно (п. 2 ст. 9 закона о бухучете):

В большинстве случаев мы используем формы, «вшитые» в программы для ведения учета, и там, все реквизиты присутствуют. Но все равно стоит проверить их соответствие требования законодательства.

Срок хранения авансового отчета — 5 лет (в некоторых случаях дольше, например, если первичка подтверждает получение убытка, то срок ее хранения составляет 10 лет). Столько же нужно хранить сопутствующие документы.

Часто приложением являются чеки, которые быстро выцветают, буквально до чистого листа. Поэтому стоит их либо копировать, либо создавать скан-копию.

Ошибки заполнения авансового отчета

Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.

Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:

• дату составления;
• структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
• Ф.И.О. полностью;
• табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
• должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
• назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).

В таблице на первом листе указывают общие данные о расходах:

Как учесть в авансовом отчете чек на предоплату в 1С:Бухгалтерии 8

Для упрощения используем стандартную форму AO-1.

Данные о прошлом авансе нужно указать обязательно, чтобы вывести верные остатки по расчету с подотчетным лицом. В настоящее время допускается выдача новых авансов до того, как был израсходован предыдущий.

Выданные суммы по текущему отчету нужно разбить: столько-то выдано со счета, из кассы, в рублях и инвалюте. Подвести итоги по отчету и вывести остаток.

С правой стороны таблицы указаны суммы расходов, распределенные по счетам учета затрат. В Дебете укажем, например, счет 10 — приобретены материалы, или счета 76, 60 — проведена оплата за услуги контрагенту (за связь, интернет, товары или услуги), а в кредите — 71 — счет учета расчетов с подотчетниками.

Придется посчитать количество подтверждающих документов. Здесь часто возникают ошибки.

Например, у вас есть товарный чек, кассовый чек и слип с терминала эквайринга (при оплате картой) по одной операции — покупке бумаги для принтера. Несмотря на то, что в отчеты мы укажем реквизиты только одного документа — кассового чека, потому что именно он подтверждает расход средств, но посчитать надо все приложенные документы, так что их будет три.

Аналогично следует поступить и с другими документами, например, со служебными записками, гарантийными талонами, книжками, другими сопутствующими, если их работник приложил к авансовому отчету. Их тоже надо посчитать.

Подписи ответственных лиц обязательны, а вот печать ставить на отчете не нужно.

Обратите внимание! Сумма, указанная в строке с утвержденной суммой отчета, может быть отличной от той, что была указана работником, в т. ч. из-за отсутствия документального подтверждения, неправильного оформления и т. п.

Пример: сотрудник вместо одной запчасти к автомобилю приобрел две, разного размера, т. к. не был уверен какая из них подойдет. Покупка запчасти была согласована с руководителем, а вот приобретение сразу двух — нет. В итоге директор утвердил покупку только подходящей к автомобилю детали. Поэтому сумма в разделе со сведениями, полученными от работника, и сумма к утверждению будут разными.

Следует сверять все данные, указанные подотчетником на обороте отчета, с оригиналами представленных оправдательных документов. Здесь тоже часто находятся ошибки трех видов:

• ошибки в реквизитах оправдательного документа (неверный номер, дата);
• ошибки в суммах;
• ошибки в выборе самого подтверждающего документа.

Если вы совершили покупку, то главный документ для вас — кассовый чек, остальные — сопутствующие. Например, допустимо, если в чеке будет общая сумма, а расшифровка покупки в накладной. При этом в авансовом отчете будет указан все же кассовый чек.

При обнаружении ошибки ее следует исправить. Для этого потребуется:

• согласовать исправление с лицами, составившими и подписавшими отчет;
• зачеркнуть ошибочный текст (суммы);
• нанести рядом (сверху, сбоку) верные данных (п. 7 ст. 9 закона о бухучете, п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);
• проставить отметку «Исправлено» с датой исправления и подписями лиц, составивших документ, с указанием их должностей, Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации;

Нельзя использовать для корректировки специальные жидкости, маркеры или зачеркивать многократно исходные данные.

Если фирма применяет форму АО-1, то для подтверждения передачи отчета и документации используйте отрезной корешок, передавая его подотчетнику. Он служит подтверждением в приемке отчета бухгалтерией.

Проверка приложенных документов

Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.

Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации;
• ИНН;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• должность, Ф.И.О. кассира;
• наименование документа;
• признак расчета;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер ФН;
• адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
• номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
• наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
• форма расчета;
• НДС (ставка, сумма);
• указание на систему налогообложения;
• код товара;
• QR.

Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).

Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.

Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:

• выцвели;
• повреждены;
• содержат нечитаемые реквизиты;
• содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,

их нельзя принимать к учету и, тем более, возмещать (учитывать) расходы на их основании.

Лицу, предоставившему такой документ, придется или принести корректный документ, или вернуть деньги работодателю. Напомним, что в отсутствие подтверждающей документации возможно учитывать лишь суточные.

Как предотвратить ошибки

Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».

С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью.

Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:

• подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
• рассмотрения и согласования заявления;
• представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
• проверки и утверждения отчета;
• расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).

Для надежности – разработайте еще и краткую памятку для сотрудников, которую они смогут всегда держать под рукой.

Подобное положение поможет разрешить не только внутренние, но и внешние конфликты (включая судебное разбирательство).

Источник: aml.group

Бухгалтерский учет представительских расходов в 2021 году

Учет представительских расходов в 2021 году вызывает у бухгалтеров немало вопросов. Рассмотрим основы бухгалтерского учета представительских затрат, а также порядок отражения в учете возникающих разниц между бухгалтерским и налоговым учетом в нашей статье.

На какой счет отнести представительские расходы в 2021–2022 годах

Представительские расходы — затраты предприятия на проведение переговоров и встреч с потенциальными контрагентами для извлечения экономических выгод, а также проведение совета директоров или иного руководящего состава.

• на транспортное обеспечение участников мероприятия;
• организацию встреч (завтраки, обеды, буфетное обслуживание и т. д.);
• оплату услуг внештатного переводчика.

Представительские расходы в бухгалтерском учете не нормируемы и в полной мере относятся в состав затрат по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99):

• в дебет счета 44 — в торговой компании;
• дебет счета 26 — в фирмах, занимающихся производством товаров или оказывающих услуги.

Пример

ООО «Азимут» в июне 2021 года провело переговоры с представителями ООО «Батист» о поставке производимой ими продукции и дальнейшем сотрудничестве. На организацию данной встречи было затрачено:

• на транспортные расходы — 2 355 руб. (в т. ч. НДС 392,50 руб.);
• буфетное обслуживание сторонней организацией — 5 400 руб. (включая НДС 900 руб.);
• дегустацию производимой ООО «Азимут» продукции — 12 433 руб.

После официальной части переговоров ООО «Азимут» провело развлекательную программу, в которую входил фуршетный стол и выступление артистов.

Продукты для организации фуршетного стола были закуплены подотчетным лицом в сумме 8 677 руб. Приглашенным артистам было выплачено 35 800 руб.

Рассмотрим основные проводки в бухгалтерском учете.

Дт

Кт

Сумма

Расчет

Содержание

Отражены транспортные затраты

Отражены затраты на буфетное обслуживание

Списана произведенная продукция на дегустацию

Закуплены продукты для фуршета

Продукты для фуршета списаны в затраты

Отражены затраты на артистов

Продукты для фуршета можно оформить 2 способами:

• 1-й вариант указан в примере (оприходовать продукты на склад проводкой: Дт 10 Кт 71, а потом, оформив документы на внутреннее перемещение, списать в состав затрат записью: Дт 26 Кт 10).
• 2-й вариант — отнесение затрат на покупку продуктов сразу в состав расходов проводкой: Дт 26 Кт 71.

Таким образом, на проведение мероприятия ООО «Азимут» потратило 63 372,50 руб.

Одна из главных сложностей бухучета — это разобраться в ФСБУ. Об одном из них — ФСБУ 5/2019 «Запасы» — новый онлайн-курс «Клерка», забирайте прямо сейчас.

Как учитываются разницы между бухгалтерским и налоговым учетом

Порядок налогового учета представительских затрат регламентирован ст. 264 НК РФ. Список данных расходов закрытый, а сумма строго лимитирована. То есть такие затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль в пределах установленных норм — не более 4% от суммы расходов на оплату труда за отчетный налоговый период (п. 2 ст.

264 НК РФ).

К представительским нельзя отнести затраты на организацию:

• отдыха;
• развлечений;
• лечения и профилактики заболеваний.

Эта норма НК РФ поясняется рядом писем Минфина России. Так, затраты на организацию развлекательной программы после официальной части приема, отнесенные к представительским и уменьшающие налогооблагаемую базу при расчете прибыли, придется отстаивать в суде (письмо от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Организации, применяющие УСН «доходы минус расходы», вообще не имеют права учитывать представительские затраты в составе расходов при расчете упрощенного налога (письмо Минфина России от 11.10.2004 № 03-03-02/04/1/22).

В результате между налоговым и бухгалтерским учетом возникают постоянные и временные разницы. Такие разницы отражаются в бухгалтерском учете обособленно в соответствии с ПБУ 18/02.

Продолжение примера

Чтобы не спорить с налоговиками, руководство ООО «Азимут» решило не включать сумму затрат на развлекательную программу в состав расходов при подсчете прибыли. Таким образом, между бухгалтерским и налоговым учетом возникает постоянная разница:

• в бухгалтерском принимается вся сумма понесенных затрат — 63 372,50 руб.;
• в налоговом учитываются только затраты на официальную часть мероприятия — 18 895,50 руб. (63 372,50 — 8 677 — 35 800).

То есть сумма не принимаемых к налоговому учету затрат равна 44 477 руб. (8 677 35 800). Такая разница формирует постоянный налоговый расход (далее — ПНР) и отражается в бухгалтерском учете проводкой: Дт 99.2 Кт 68 — в размере 8 895,40 руб. (44 477 × 20%).

Помимо этого, в налоговом учете необходимо рассчитать норматив — 4 % от суммы заработной платы за отчетный период.

За 1-й и 2-й кварталы 2021 года сумма затрат на оплату труда составила 435 200 руб. То есть к налоговому учету можно принять не более 4% от этой суммы, а именно 17 408 руб. (435 200 × 4%).

Поскольку сумма затрат на оплату труда в следующем квартале будет увеличена, то и остаток представительских затрат можно будет признать в будущем периоде (п. 42 ст. 270 НК РФ).

То есть образуется вычитаемая временная разница в размере 1 596,93 руб. (19 004,93 — 17 408). В бухгалтерском учете необходимо зафиксировать отложенный налоговый актив (далее — ОНА) проводкой: Дт 09 Кт 68 — в размере 319,38 руб. (1 596,93 × 20%).

Напомним, ОНА — это отложенная часть налога на прибыль, которая в будущих отчетных периодах должна привести к уменьшению исчисленного налога. При увеличении объема зарплатных выплат в 3-м и 4-м кварталах 2021 года ООО сможет сделать проводку: Дт 68 Кт 09 — на сумму 319,38 руб.

Итоги

Представительские расходы принимаются в бухгалтерском учете в полной мере в составе расходов по обычным видам деятельности и отражаются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Коммерческие расходы» в зависимости от вида деятельности компании.

В налоговом же учете перечень принимаемых представительских затрат при расчете прибыли закрыт, а сумма не может превышать 4% от начисленной (при использовании метода начисления) или выплаченной (при кассовом методе учета затрат) заработной платы. В итоге между бухгалтерским и налоговым учетом возникают разницы, учет которых регламентирован ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций».

Распространенные вопросы

Какие документы надо приложить к авансовому отчету для подтверждения оплаты банковской картой подотчетного лица?

Если подотчетник расплатился собственной банковской картой, принять авансовый отчет можно. Для этого к нему должны быть подложены следующие подтверждающие документы:

• чек ККТ;
• слип-чек или квитанция терминала (см. Письмо Минфина России от 24.03.2021 № 03-03-07/21069);
• выписка с банковского счета сотрудника с указанием получателя и назначения платежа

Потраченные денежные средства можно перечислить сотруднику на личную карту Письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781.

Как в бухгалтерском учете отражаются расходы на приобретение букетов цветов в представительских целях?

Стоимость букетов цветов можно включить в представительские расходы в бухгалтерском учете при условии, что они включены в смету, а вручение — в программу представительского мероприятия. Проводки будут стандартными:

• Дт 44/26 Кт 71;
• Дт 19 Кт 71 (если есть НДС).

Можно ли учесть расходы на чай и кофе в составе представительских затрат?

В бухгалтерском учете затраты на чай и кофе, как правило, учитываются на счете 10 «Материалы», а впоследствии списываются в затраты по обычным видам деятельности.

Чтобы признать такие затраты в целях налогового учета, их нужно документально подтвердить и учитывать в составе представительских с учетом лимита 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Перечень документов в НК не утвержден.

• приказ руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы (счета, чеки, накладные, акты);
• отчет о представительских расходах, в котором отражаются цель мероприятия, результаты его проведения, сумма расходов и другая необходимая информация.

• бухгалтерский учет
• представительские расходы

В подарок курс повышения квалификации при оформлении подписки Клерк.Премиум!

Что вы получите в крутой бухгалтерской подписке:

• качественное обучение: +450 вебинаров, ежедневные мини-курсы, 50+ онлайн-курсов;
• полную информационную поддержку: безлимитные консультации с экспертами по любым рабочим вопросам;
• эксклюзивные статьи от главреда «Клерка» по вашему запросу.;
• более 400 чек-листов, инструкций, шаблонов для работы;

Забирайте Клерк.Премиум вместе с подарком. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.

Источник: www.klerk.ru

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.
2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

• кассовые и товарные чеки;
• электронные чеки;
• товарные накладные;
• приходные кассовые ордера;
• транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.
2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:
4. сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
5. сведения о сумме текущего аванса;
6. общая сумма полученных и израсходованных денег;
7. сумма остатка либо перерасхода;
8. информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.
9. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Источник: astral.ru