Можно ли алкоголь отнести к представительским расходам

Представительские расходы — обширная статья расходов в бухгалтерском учете многих организаций. В связи с проведением множества операций возможны различные ошибки и нарушения, которые при проверках налоговиками приводят к доначислениям и штрафам.

Что включается в представительские расходы?

В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.

В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.

Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).

Представительские расходы

В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:

транспортировку к месту мероприятия и обратно;
обслуживание при осуществлении переговоров;
оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.

Важно! Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам нельзя относить затраты на организацию развлечений и отдыха, профилактику и лечение приглашенных лиц.

Документы, необходимые для оформления представительских расходов

В законах РФ нет четкого списка документов, необходимых для оформления представительских расходов. Однако для подтверждения произведенных затрат необходимо иметь документы, подтверждающие не только факт оплаты, но и деловой характер проводимого мероприятия. Иными словами, на основании документов должно быть понятно, что встреча имела официальный характер с целью проведения переговоров в отношении деятельности компании.

Примерный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, можно увидеть в письмах чиновников. К примеру, в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 г. № 03-03-06/4/26 указано, что в качестве таких документов могут быть:

приказ директора об организации мероприятия и осуществлении необходимых расходов;
смета или расчет суммы представительских расходов;
первичная документация при приобретении товаров или оплате услуг для проведения мероприятия;
отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию. В нем фиксируется цель мероприятия, результаты его проведения, размер понесенных представительских расходов.

Важно! Одного авансового отчета с чеками недостаточно для отнесения расходов на представительские. В случае судебного разбирательства суд встанет на сторону налоговиков, если компания не представит полный пакет документов по проводимому мероприятию (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.11.2012 г. по делу № А74-732/2012).

Как учесть представительские расходы?

Специалисты советуют при оформлении отчетной документации избегать формальностей, то есть не указывать одни и те же характеристики проводимых мероприятий. Налоговики могут усмотреть в этом формальность, что поможет им выиграть судебный процесс (Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 г. по делу № А66-17120/2015).

Какие бывают нарушения при учете представительских расходов

Компаниям нужно обратить внимание на такие нарушения, которые могут возникнуть при неверном отражении представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Нарушение 1 — Включение в затраты не представительских расходов

После проведения переговоров для организации досуга приглашенных лиц компания устраивает мероприятия неделового характера, например, посещение концерта, экскурсии и т.д. Расходы на подобные мероприятия бухгалтер относит на представительские и уменьшает базу для расчета налога на прибыль.

Или бывает ситуация, когда для проведения крупного представительского мероприятия компания заказывает услугу в сторонней организации. Полная оплата списывается на представительские расходы, а при разбирательстве выясняется, что некоторые затраты нельзя включать, например, расходы на фотосессию, артистов. Вполне вероятно, у налоговиков возникнут возражения по поводу включения абсолютно всех расходов в представительские, и тогда возможны разбирательства.

Важно! Если стоимость каждой услуги сторонней организации можно установить, то в расходы для определения налога на прибыль нужно включить только представительского характера, а развлекательного — исключить. Если такой возможности нет, то есть вероятность, что налоговики посчитают всю сумму как не представительские расходы.

При оформлении документов нужно обращать пристальное внимание на то, что в них написано и в какой формулировке.

Нарушение 2 — Нет списка приглашенных лиц

В законодательстве нет требования о том, чтобы компания указывала в документах, какие приглашенные лица участвовали в переговорах. И в связи с этим из документов не всегда понятно, кто именно участвовал в переговорах, поскольку эта информация зачастую в них не включается.

Однако официальный прием и переговоры предполагает участие таких лиц, а отсутствие их списка может вызвать некоторые подозрения со стороны налоговиков. В этой связи целесообразно список приглашенных людей указать в документации на проведение мероприятия, чтобы было меньше вопросов к отнесению расходов на представительские.

Чиновники сами указывают на то, что такой список нужно предоставлять (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 г. № 20-12/034115). Что касается судебных разбирательств, то судьи по-разному подходят к решению конфликтной ситуации на таком основании.

Совет! Для исключения вероятности разбирательства лучше всего указать в документации список приглашенных лиц, а также наименования компаний, представителями которых они являются.

Нарушение 3 — Расходы на чаевые

Иногда сотрудники компании при проведении официального мероприятия расходуют средства на чаевые обслуживающему персоналу. Затем организация компенсирует им такие затраты и относит их на представительские расходы. Они не подтверждаются никакими документами, но вместе с тем отражаются в авансовом отчете.

Компания нарушает законодательство в части отнесения расходов на представительские, поскольку согласно ст. 252 НК РФ они должны иметь документальное подтверждение. Кроме того, чаевые не входят в состав представительских расходов и их нельзя учитывать как затраты на проведение мероприятия.

Важно! Исключением в этом случае являются чаевые, которые автоматически включены в счет.

У компании может возникнуть проблема не только по налогу на прибыль, но и по НДФЛ и страховым взносам. Налоговые органы могут посчитать чаевые доходом, который подлежит обложению НДФЛ и взносами.

Нарушение 4 — Расходы на подарки

Распространена практика, когда принимающая сторона вручает приглашенным лицам какие-либо подарки. В этом случае компания относит их стоимость на представительские расходы, хотя это является нарушением законодательства. Согласно п. 16 ст. 270 НК РФ, если имущество передается безвозмездно, то такие расходы не являются расходами, которые можно было бы учесть при налогообложении.

В этой ситуации есть исключение — если компания дарит подарки, на которые нанесена ее символика. Тогда организация может обосновать целесообразность вручения подарков и расходы отнести на представительские. Этой же позиции придерживаются и чиновники, о чем, например, указано в письме УФНС по г. Москве от 30.04.2008 г. № 20-12/041966.2.

Внимание! В данном случае подарки относятся на представительские, а не рекламные расходы, поскольку они вручаются приглашенным лицам и в рамках официального мероприятия.

Разделение расходов на рекламные и представительские необходимо потому, что для них различается норматив при налогообложении прибыли. Для расходов рекламного характера (в виде подарков) он составляет 1% от выручки от реализации, а для представительских расходов — 4% от затрат на оплату труда.

При вручении подарков перед компанией встает вопрос не только в части налога на прибыль, но и НДС. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ безвозмездная передача имущества считается реализацией в целях обложения НДС, причем вне зависимости от того, имеется на ней фирменная символика или нет.

Исключением при этом является вручение подарков стоимостью не дороже 100 руб. за единицу, содержащих фирменную символику. На основании пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ такая безвозмездная передача подарков освобождается от обложения НДС.

Совет! Перед вручением подарков следует убедиться, что у компании не возникает обязанности по начислению НДС.

Нарушение 5 — Расходы на оплату билетов и гостиницы

Компания может взять на себя обязанности по оплате проезда и проживания приглашенных лиц, даже если они приезжают не только из другого города, но даже страны. К таким расходам часто относятся билеты на транспорт (самолеты или ж/д поезда), оплата гостиницы, визы. Далее компания учитывает эти расходы в качестве представительских, но правомерно ли это?

Нет возможности ответить на этот вопрос однозначно, поскольку все же существуют некоторые риски. Чиновники говорят о том, что расходы на проживание приглашенных лиц, оформление виз или покупку билетов нельзя учитывать как представительские и на их основании уменьшать базу по налогу на прибыль. Их мнение основано на том, что такие расходы не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Что касается судебной практики, то варианты решений по разбирательству могут быть разными. Например, некоторые суды считают, что расходы на проживание могут приниматься в качестве представительских, если они произведены в рамках банкетного обслуживания приглашенных лиц (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 г. № 02АП-5191/2016 по делу № А82-15075/2015).

Получается, что при отнесении затрат на оплату проезда и проживания приглашенных лиц на представительские расходы компания может вступить в конфликт с налоговиками. Если будет судебное разбирательство, суд может встать на сторону налогоплательщика, хотя такой исход дела не гарантирован.

Кроме разбирательств по налогу на прибыль такая ситуация грозит и претензиями со стороны налоговиков в части НДС и НДФЛ. НДС может быть доначислен в связи с тем, что вычет входного НДС могут посчитать незаконным (если он был заявлен ранее). В части НДФЛ налоговая инспекция может посчитать, что у физлица возник доход в натуральной форме, и его нужно включить в базу для обложения НДФЛ.

Нарушение 6 — Расходы сверх норматива

Если компания учитывает расходы как представительские в целях расчета налога на прибыль, то она должна обращать внимание на установленный норматив — 4% от затрат на оплату труда.

Нарушений в плане норматива представительских затрат не так много, однако зачастую ошибки обнаруживаются при определении базы для расчета этого норматива. К примеру, если в компании формируется резерв на оплату отпусков, то такие отчисления должны включаться в базу для расчета норматива представительских расходов (п. 24 ст. 255 НК РФ).

Соответственно, организация занижает норматив и учитывает представительские расходы в меньшем объеме, чем могла бы. Такая ситуация не грозит штрафными санкциями для налогоплательщика, но предполагает более высокую налоговую нагрузку.

Если компания превышает норматив по представительским расходам, то у нее возникают риски по НДС. На основании п. 7 ст. 171 НК РФ сумма вычета по входному НДС по представительским расходам напрямую зависит от норматива по ним. Налогоплательщик может заявить вычет только по той части представительских расходов, которая учтена при налогообложении.

Принцип разумности при учете представительских расходов

При оформлении представительских расходов необходимо учитывать принцип разумности учета таких затрат в целях расчета налога на прибыль.

К примеру, если деловые встречи проводятся поздно вечером в ресторанах, в чеки включено большое количество спиртных напитков, в отчете по представительским расходам обозначена общая формулировка целей и результатов встречи, у налоговиков могут возникнуть определенные подозрения.

Они будут касаться того, что за представительскими расходами компания пытается скрыть затраты на личный досуг руководителя, хотя вроде все формальности соблюдены: расходы оформлены документально, есть отчет о представительских расходах с указанием целей и результатов мероприятия, алкоголь можно учитывать в расходах.

Иногда споры возникают из-за проведения переговоров не на территории РФ, а на заграничных курортах. Формально место проведения мероприятия не ограничено территорией России, наоборот, в налоговом законодательстве сказано — «независимо от места проведения мероприятий». Однако риск того, что налоговики начнут детально разбираться в ситуации, все же есть.

В подобных случаях у налогоплательщиков могут возникать налоговые риски, поскольку с большой долей вероятности ИФНС признает указанные представительские расходы необоснованными. И в этой ситуации имеются риски не только по налогу на прибыль, но также по НДФЛ и страховым взносам.

Практика судебных разбирательств показывает, что иногда суды принимают сторону налогоплательщиков, однако не все хозяйствующие субъекты готовы отправляться в суд для разрешения конфликтной ситуации с налоговой инспекцией. Кроме того, некоторые компании и вовсе не учитывают сомнительные расходы в качестве представительских, хотя и могли это сделать, а потому фактически увеличивают базу для расчета налога на прибыль, повышают свою налоговую нагрузку и дарят деньги в бюджет.

Для уменьшения налоговых рисков необходимо делать следующее:

оформлять протоколы деловых встреч, в которых подробным образом расписывать все моменты по целям переговоров и достигнутым результатам;
формировать списки приглашенных лиц, а также наименования компаний, принимающих участие в официальном мероприятии;
проверять соответствие количества человек, указанных в договоре на организацию деловой встречи, фактическому числу участников мероприятия (этот момент особенно важен при ресторанном обслуживании, в котором указывается число обслуживаемых лиц);
контролировать оформляемые документы, чтобы в них не включалась информация о проведении развлекательных мероприятий, к примеру, избегать слов концерт, бассейн, артисты, баня, экскурсия и т.д.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Учет и оформление представительских расходов

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм.

Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
завтрак;
обед;
выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
средства на развлекательную программу для участников;
стоимость экскурсий;
деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
финансы на оформление зала для мероприятия;
медицинские траты, если они потребовались;
проезд и проживание гостей;
оплата визовых услуг участников;
траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Документы для подтверждения представительских расходов

ВАЖНО! Образец сметы представительских расходов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации.

В качестве таких актов могут выступать:

приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на приобретение алкогольных напитков для организации официального приема?
Посмотреть ответ

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы и бухучет

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

материальные затраты;
амортизационные;
связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Проводка будет выглядеть так:

дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб. Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

Источник: assistentus.ru

Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики

К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Внимание!

Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.

Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.

Официальный прием и обслуживание

Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.

Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.

Место и время проведения переговоров

Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.

Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.

Если переговоры оказались безрезультатными

При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

Транспорт

Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

Проживание

Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.

Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль

Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда,понесенных за отчетный (налоговый) период.

Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.

Особенности документального оформления представительских расходов

При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ. В отношении представительских расходов такими документами могут являться:

приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
смета представительских расходов;
отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям;
иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:

в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные этому лицу соответствующими организациями. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказания услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм;
при заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

Приказ на проведение расходов

Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.

Общество с ограниченной ответственностью «ПРОФИЛЬ»

Г.Челябинск 20 ноября 2018 г.

О проведении официального приема представителей компании «Алмаз»

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей

Провести официальный прием представителей компании «Алмаз» в период с ноября по декабрь 2018 года.
Ответственным за организацию встречи и приема назначить заместителя директора Иванова П. И.
Главному бухгалтеру Петровой О. П. разработать и представить на утверждение смету предстоящих расходов.
Коммерческому директору Сидорову Н. К. подготовить проекты дополнительных соглашений с ООО «Алмаз».
Ответственным за составление финансового отчета о произведенных затратах назначить Иванова П. И. Срок предоставления — 3 рабочих дня со дня окончания приема.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

ООО «Профиль» А. А. Кудрявцев

Как видно, в данном документе ясно прослеживается цель проведения приема представителей компании-партнера.

В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.

Смета на представительские расходы

Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов либо предельные расходы на конкретное мероприятие.

Отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям

Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.

Директор ООО «Профит»

Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Алмаз»

20 ноября 2018 года прошли деловые переговоры между представителями нашей компании ООО «Профит» и ООО «Алмаз». В переговорах участвовали:

— от ООО «Профит» — заместитель директора Петров И. А.

— от ООО «Алмаз» — коммерческий директор Смирнов А. А.

В результате проведенной встречи достигнута договоренность о подписании контракта на 2011 год.

Расходы на проведение переговоров составили:

транспортные расходы (проезд от гостиницы, где остановился представитель ООО «Алмаз», до ресторана и обратно) — 1 000 руб.;
ужин — 5 000 руб.;
выдана сувенирная продукция (плакат — 1 шт., ручки — 10 шт., календари — 3 шт.) на общую сумму 4 000 руб.

Итого: 10 000 руб. согласно ранее утвержденной смете от 10 октября 2018 года.

Ответственный за организацию

и проведение переговоров Петров И.А.

На основании предоставленного отчета и авансового отчета в бухгалтерском учете будет отражено:

Д26, 44 К71 — 1 000 руб. — учтены расходы на проезд представителей;

Д26, 44 К71 — 5 000 руб. — учтены расходы на ужин;

Д26, 44 К10 — 4 000 руб. — списана сувенирная продукция;

Д91 К68 — начислен НДС с безвозмездно переданной сувенирной продукции.

При расчете налога на прибыль налогооблагаемая база будет уменьшена на сумму, затраченную на проезд и ужин, т. е на 6 000 руб., но не более 4 % от расходов на оплату труда.

Источник: www.klerk.ru