Эксперты Контур.Маркета перечислили самые распространенные ошибки общепита при работе с ЕГАИС и рассказали, как их избежать.
Специфика продажи алкоголя в общепите
Реализацию алкогольной продукции нужно отображать в ЕГАИС — единой государственной автоматизированной информационной системе, с помощью которой государство контролирует объем производства и оборот алкоголя. Бутылки с алкоголем, которые продали в заведении, необходимо заносить в журнал учета продаж. Еще нужно формировать акты списания и отправлять их в ЕГАИС не позднее одного рабочего дня с момента реализации.
Общепит при работе с алкоголем должен учитывать одну особенность. В журнал учета продаж обязательно вписывать все бутылки, которые вскрывали в течение дня. Даже если бармен готовился к рабочему дню и открывал алкоголь «на потом», не успев еще ничего налить клиенту, нужно эти бутылки учесть.
Требования к ведению журнала учета продаж
Журнал учета продаж — это таблица с информацией о проданном за день алкоголе: наименования, коды марок, количество. Единого формата журнала нет, вести его можно в бумажном или электронном виде.
Помарочный учет алкогольной продукции в 1С:Розница
Удобнее всего вести журнал учета продаж в файле Excel либо с помощью учетных сервисов. При проверках такой журнал можно распечатать, если этого потребуют сотрудники Роспотребнадзора. Если вписывать коды марок вручную в бумажный вариант, это займет очень много времени, и велика вероятность ошибок.
Распространенные ошибки
Вот какие действия работников общепита чаще всего приводят к путанице в отчетности.
1. Не отсканировали акцизную марку до того, как отнесли бутылку гостю
Чаще всего посетители заказывают алкоголь порциями, например бокал вина или графин водки. Но бывает и так, что гости просят подать целую бутылку, которую нужно вскрыть прямо при них. Например, на глазах у гостей вскрывают бутылку очень дорогого вина или шампанского, чтобы посетители были уверены, что им подают тот самый напиток.
Тару оставляют на столе, но есть вероятность, что гость захочет унести ее с собой. Забрать ее со стола, чтобы отсканировать марку, уже не получится. А чтобы понять, какой из бутылок не хватает в журнале, придется сканировать все оставшиеся подобные бутылки.
2. Потеряли только что вскрытую бутылку среди тех, которые уже списаны
Такую ошибку чаще всего совершают в барах, где много вскрытых бутылок стоят рядом друг с другом. Бармен вскрывает еще одну, забывает отсканировать марку, ставит бутылку к тем, что уже списаны, и теряет ту, которую еще не занес в журнал учета продаж. Чтобы найти неучтенную бутылку, придется перепроверять все вскрытые бутылки.
3. Вскрыли бутылку, которую оприходовали по ошибке
Крепкий алкоголь учитывается помарочно. Это значит, что каждый этап передвижения бутылки с алкоголем прослеживается — от производителя до продавца, который выводит ее из оборота.
Бывает так, что при приеме товара алкоголь не сканируют. Поставщик мог ошибиться и отправить не ту бутылку, которая указана в накладной. Когда такое происходит у розничных продавцов, при продаже бутылки кассовая программа обнаружит несовпадения и не пропустит списание. Продавцы смогут оформить акт возврата и договориться с поставщиком о возмещении. В общепите ситуация сложнее.
ЕГАИС учет алкоголя без штрафов и ошибок с товароучетной программой МТС
Например, бармен вскрыл алкогольный напиток и только после этого отсканировал марку и занес напиток в журнал учета продаж. На этом этапе бармен понял, что бутылка «чужая» и в накладной ее не было. Вернуть вскрытую тару поставщику без дополнительных финансовых затрат не получится из-за нарушения товарной целостности.
Правила помарочного учета читайте здесь.
4. Не сканировали бутылки при приемке от поставщика
Эта ошибка вытекает из предыдущего пункта. Если не сканировать бутылки на приемке, может произойти пересортица, что вызовет проблемы при отчетности в ЕГАИС.
Устраните пересортицу как можно скорее. Как только один из участников оборота обнаружит у себя пересортицу, он устраняет ее у себя путём перепривязки марок и сообщает об этом в ЕГАИС. У второго участника будет 60 календарных дней на устранение пересортицы со своей стороны, иначе партию на его остатках заблокируют. Подробнее
5. Не убедились, что документ доставлен и зафиксирован в ЕГАИС
Документация в ЕГАИС уходит через программный модуль УТМ. Бывает, что происходят технические сбои, из-за которых операции в ЕГАИС не проходят.
Ответственность за выполнение требований законодательства лежит на заведении, поэтому любые технические сбои нужно сразу устранить. Можно сделать это самостоятельно по инструкциям либо обратиться в техподдержку ЕГАИС.
Допустим, вы отправили в ЕГАИС акт списания. Нужно убедиться, что документ доставлен и зафиксирован — иначе вам придет квитанция с отказом из-за какой-либо ошибки, а если ее вовремя не заметить, то и исправить ошибку не успеете.
Советы эксперта
Вот несколько рекомендаций, которые помогут общепиту совершать меньше ошибок при работе с ЕГАИС.
- Сканируйте на приемке сразу все бутылки. Если нашли несоответствия с накладной, сразу оформите возврат. Еще это поможет проверить легальность продукции до того, как вы ее приняли и начали продавать.
- Назначьте ответственного, который будет вести журнал учета продаж, формировать акты списания и контролировать, чтобы бутылки не отдавали клиентам, пока не спишут.
- Следите за тем, чтобы ваши действия были зафиксированы и приняты в ЕГАИС. Если работаете с учетной системой, уведомления дадут вам понять, что документ принят, зафиксирован, и документооборот завершен. Обратитесь к поставщику сервиса и узнайте, на какие формулировки и статусы документа нужно обратить внимание.
Учитывайте алкоголь в общепите легко и быстро
Подключите Контур.Маркет для ежедневной работы с ЕГАИС. Попробуйте все возможности бесплатно в течение 14 дней.
Источник: kontur.ru
Вопрос-ответ
ФСРАР рекомендует информацию об акцизных марках хранить в вашей учетной системе. Поэтому, для накопления достоверной информации об алкогольной продукции, которая находится у вас в магазине, желательно сканировать каждую акцизную марку при приемке товара.
Изучив методологию третьего формата или ЕГАИС 3.0, становится понятно, вряд ли поставщики и производители при отгрузке будут сканировать каждую бутылку алкоголя. Скорее всего, они переложат эти проблемы на розницу. Иными словами, в случае пересорта вся ответственность будет лежать на розничных магазинах, а не на поставщике.
Работать с ЕГАИС по формату 3.0 необходимо с 15 марта 2018 года.
Полноценный переход на формат 3.0 с отражением марок в ТТН произойдет 1 июля 2018 года.
К расходам на покупку онлайн-кассы относятся не только затраты на кассовый аппарат, но и затраты на:
- покупку фискального накопителя, программного обеспечения;
- выполнение сопутствующих работ, оказание услуг (по настройке ККТ, иных услуг);
- приведение ККТ в соответствие требованиям 54ФЗ, т.е. затраты на модернизацию кассы.
- онлайн-касса должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции с 01.02.2017 по 01.07.2018;
- налог можно уменьшить только за 2018 год, но не ранее периода регистрации ККТ.
- онлайн-касса должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции с 01.02.2017 по 01.07.2019;
- налог можно уменьшить за периоды 2018 и 2019 годов.
- договоры, подтверждающие покупку ККТ, фискального накопителя, программного обеспечения, и (или) оказание соответствующих услуг;
- документы, подтверждающие оплату договоров;
- паспорт ККТ;
- сертификат (карточка) о регистрации ККТ в налоговой инспекции.
Пример
ИП приобрел 2 ККМ стоимостью 15000 рублей и 22000 рублей. В этом случае сумму налога можно уменьшить на 15 000 руб. и 18 000 руб. Следовательно, общая сумма вычета составит 33 000 руб.
- Те, кто занимаются оказанием услуг. Т.е. это парикмахерские, тату-студии, ногтевой сервис и прочие салоны красоты; различные сервисы – автомастерские, сервисы по починке компьютеров и телефонов, ателье по пошиву и починке одежды, прачечные, туристические агентства и прочие.
- Применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН) — розничная продажа алкоголя (upd: алкоголь — подакцизный товар с фн13), салон ювелирных украшений, парфюмерный магазин, магазин промтоваров и другие;
- Применяющие систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (ЕСХН) — предприятия, занимающиеся выращиванием и переработкой продукции сельскохозяйственного и животноводческого назначения, садоводческие товарищества, сбытовые и перерабатывающие кооперативы;
- Плательщики Единого налога на вмененный доход (ЕНВД) — услуги общепита: кофейни, пекарни, бары, кафе и прочее;
- Применяющие патентную систему налогообложения (ПСН) — например, деятельность по прокату, устному и письменому переводу, услуги фотоателье и прочие.
ОФД — это специализированные компании, спецоператоры связи. В России есть много операторов связи, которые обеспечивают для бизнеса каналы для отправки отчетов в контролирующие органы. ОФД — это примерно такие же предприятия, только требования к ним именно по отправке фискальных данных отличаются.
Основная задача такого оператора ясна из его названия — обрабатывать фискальные данные, то есть принимать из ККТ фискальные документы, шифровать их, проверять достоверность (в техническом плане, конечно). А дальше — передавать по нужным каналам: от торговой компании в налоговую и обратно (туда передаются собственно данные с кассы, обратно — подтверждение). Говоря проще, только при наличии договора с ОФД касса торговой точки сможет отправлять данные в госорган по регламенту, который начал действовать со второго полугодия 2018 года.
Не нашли ответ на свой вопрос? Смело задавайте его нам и мы постараемся как можно быстро на него ответить!
Источник: kkmcentr.ru
Нужно ли сканировать каждую входящую бутылку для системы ЕГАИС?
По ФЗ-54 оптовые склады, магазины и рестораны должны сканировать акцизы, принимая новую партию товара. Сканирование акцизов позволяет отслеживать маршрут каждой бутылки алкоголя. Но при приёме крупной партии не обязательно сканировать каждую бутылку. Можно выполнить учёт алкоголя по ящикам или по паллетам. Иногда побутылочный учёт может упростить жизнь предпринимателям.
Рассмотрим плюсы и минусы побутылочной приёмки алкоголя.
Порядок учёта алкоголя в ЕГАИС
Система ЕГАИС была создана для борьбы с контрафактным алкоголем. Она отслеживает движение товарных единиц. ЕГАИС не учитывает цену товара, стоимость партии по счетам или накладным. В системе хранится следующая информация:
- Название завода-производителя.
- Дата выпуска товарной единицы.
- Элементы логистической цепи.
- Количество единиц в партии.
- Место реализации (магазин или ресторан).
- Дата реализации на кассе.
Движение товара отслеживается в режиме онлайн. До введения ЕГАИС на алкоголь можно было вести отчётность «задним числом». Теперь информация об отгрузке и отправке партии попадает в систему автоматически.
Допущенные ошибки нельзя исправлять позже. Если при приёмке товара выяснится несовпадение присвоенных кодов, партию нужно вернуть поставщику. Иначе юридическое лицо будет нести ответственность за несоблюдение закона «О торговле».
Как устроена акцизная марка
Производители обязаны маркировать алкогольную продукцию. Импортные товары маркируются на границе. Акцизная марка наносится на каждую бутылку, банку и другие типы ёмкостей. Акциз включает несколько важных элементов:
- Двумерный штрих-код Data Matrix. Содержит серийный номер акцизной марки. Этот же номер напечатан цифрами на акцизе. Номер должен быть в диапазоне формы А.
- Линейный штрих-код PDF417. Содержит код алкогольной продукции (АП). Данный код указывается в товарно-транспортных накладных для ЕГАИС.
В каждой акцизной марке зашифрованы уникальные коды. Номера никогда не повторяются, даже если товары списываются или выходят из оборота. По акцизу можно определить производителя или импортера. В крупных компаниях у каждого завода, цеха и производственной линии есть уникальные группы номеров.
Плюсы и минусы побутылочного учёта
Сканирование каждой бутылки замедляет приёмку партии. Побутылочный учёт отнимает много рабочего времени сотрудников. Если приёмку проводят работники магазина, замедляется обслуживание клиентов.
Учёт по паллетам или по ящикам позволяет сократить время приёмки. Но если в магазине будет продана бутылка, которая по ЕГАИС не поступала на склад, то владелец бизнеса может получить штраф. Выборочная проверка бутылок позволяет избежать подобных ситуаций.
На оптовых складах товары могут перемешиваться. Продукция одного бренда, но выпущенная на разных заводах, не отличается по виду. Если при приёмке не проверить коды бутылок, на продажу пойдет не та продукция, которая принята по накладным.
Несовпадение данных в системе – это повод для внеплановой проверки магазина. Юридическое лицо заподозрят в торговле контрафактной продукций. Ответственности можно избежать, когда вина поставщика будет доказана.
Методика сканирования акцизов
Для приёмки оптовых партий используются терминалы сбора данных и ручные сканеры 2D штрих-кодов. В каталоге Mertech Equipment есть оборудование для быстрого приёма оптовых партий.
Например, бюджетный 2D сканер Mercury CL-600 P2D. Объём встроенной памяти у этой модели 512 Кб. Устройство запоминает до 3 000 штрих-кодов.
Как принимать алкогольную продукцию:
- Отсканировать акциз ручным сканером и ТСД.
- Сверить данные с товарно-транспортной накладной.
- Проверить производителя или импортера продукции.
Для автоматизации складского учёта применяются кассовые приложения. Mobile Smarts ЕГАИС – одно из самых удобных приложений для проверки акцизов. Оно позволяет быстро сверять коды с акцизов с накладными, упрощает многие другие операции.
Подведём итоги
Побутылочный учёт алкоголя занимает много времени у персонала. По закону, можно не тратить время на сканирование каждой бутылки. Для учета по правилам ЕГАИС достаточно отсканировать код на оптовой таре.
Если номера акцизов при продаже будут не совпадать с номерами при приёмке, в магазин может прийти проверка. Даже если штрафов получится избежать, улаживание вопроса отнимет время от более важных дел.
Рекомендуется выборочно отсканировать несколько бутылок из каждого ящика. Если все номера совпадают, партию можно принимать по оптовым упаковкам. При работе с новым поставщиком следует более тщательно проверять соответствие номеров.
следует более тщательно проверять соответствие номеров. Оборудование для торговли алкоголем по ЕГАИС вы найдете в каталоге Mertech Equipment. У нас есть 2D-сканеры, терминалы для сбора данных, оборудование для POS-систем и другая техника для бизнеса.
Источник: mertech.ru